Großputz im Betrieb: Zeit zum Ausmisten
Magnus v. Buchwaldt, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt und Partner bei Westprüfung Emde GmbH & Co. KG, gibt konkrete Tipps für den jährlichen Großputz im Betrieb. (Foto: Westprüfung Emde & Partner / Jochen Rolfes)

Großputz im Betrieb: Zeit zum Ausmisten

Manche Unternehmer nutzen das Sommerloch dafür, andere die weniger arbeitsintensiven Wintermonate. Wie man sich auch entscheidet: Einmal im Jahr sollten sich Unternehmer nicht nur zuhause, sondern auch in ihrem Betrieb an einen „Großputz“ wagen. Egal, ob es sich um das Ausmisten alter Daten oder Unterlagen handelt oder die Überprüfung bestehender Verträge und Lizenzen, mit wenigen Handgriffen lässt sich das nächste Geschäftsjahr ganz einfach und nachhaltig gestalten. Magnus v. Buchwaldt, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt und Partner bei der Kieler Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Westprüfung Emde GmbH & Co. KG, gibt Tipps und Hinweise, welche Tätigkeiten sich Unternehmer (mindestens) einmal im Jahr vornehmen sollten.

1. Verträge prüfen

Mit dem Jahresabschluss, der in vielen Unternehmen bereits vorliegt, können Unternehmer das vergangene Geschäftsjahr mit Zahlen und Fakten beurteilen. Dazu zählt auch die Kostenentwicklung. Das ist eine gute Gelegenheit, um variable Kosten zu prüfen und zu überdenken. Gerade bei Versorgungsverträgen für Internet, Telefon und Mobilfunk oder für Strom und Gas ändern sich die Marktkonditionen und auch die technischen Möglichkeiten schnell. Oft gibt es hier für weniger Geld mehr Leistung. Auch Großkunden- und Rahmenverträge sollten einmal im Jahr auf dem Prüfstand stehen. Entsprechen die vereinbarten Leistungen tatsächlich noch den betrieblichen Anforderungen? Kann ein Wechsel zu einem anderen Anbieter Vorteile bieten? Wichtig: Unbedingt die Kündigungsfristen im Auge behalten und gegebenenfalls für dieses Geschäftsjahr bereits im Kalender vermerken.

2. Software-Lizenzen und IT überprüfen

Die im Unternehmen eingesetzten Softwareprogramme sollten einmal im Jahr auf gültige Lizenzen geprüft werden, denn Lizenzverstöße fallen unter das Urheberrecht und können sehr teuer werden. Lizenznachweise müssen immer griffbereit aufbewahrt werden. Zudem sollten Unternehmer sich auch die Frage stellen, welche Lizenzen für Betriebssysteme und Anwendungsprogramme nicht mehr oder neu benötigt werden. Endet vielleicht der Support für das aktuelle Betriebssystem in absehbarer Zeit und es muss ein neues her? Kann ich bei teurer Software auf eine Vorgängerversion oder Open-Source-Software zurückgreifen, die meist deutlich günstiger und völlig ausreichend ist? Vorsicht: Muss die IT-Infrastruktur grundlegend renoviert oder das Betriebssystem ersetzt werden, wird es zu Produktionsausfällen kommen. Diese müssen rechtzeitig eingeplant werden.

3. Daten sichern und Archive optimieren

In einem Jahr fallen in vielen Unternehmen große Mengen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in elektronischer und in Papierform an. Auch wenn diese für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr tagesaktuell relevant sind, müssen diese Dokumente noch über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden. Um Platz zu sparen, sollten Unternehmer prüfen, welche Papiere wie lange aufbewahrt werden müssen und welche entsorgt werden können. Elektronische Daten müssen gesichert und vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden. Unternehmer sollten auch über eine fortlaufende Digitalisierung der bisherigen Papier-Dokumente nachdenken und gegebenenfalls auf eine digitale Archiv-Lösung setzen. Vorteil: Die Recherchefunktionen dieser Lösungen kann kein klassisches Aktenlager bieten. Und wer beispielsweise ab sofort ausschließlich auf elektronische Rechnungen setzt, verringert den anfallenden Papierberg nachhaltig.

4. Verjährung und Verwirkung im Auge behalten

Seit der Schuldrechtsreform aus dem Jahre 2002 gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Ausnahmen bilden beispielsweise Kauf- und Werkverträge für Immobilien, bei denen Mängelansprüche erst nach fünf Jahren verjährt sind. Andere Mängelansprüche können bereits nach zwei Jahren verjährt sein. Dies gilt nicht nur für Steuerangelegenheiten, sondern auch für offene Forderungen, die dann nicht mehr ohne weiteres geltend gemacht werden können. Tipp: Gerade bei offenen Forderungen und Mängelansprüchen sollten Unternehmer die Verjährungsfrist kennen und im Auge behalten. Drei Jahre sind oft schneller um, als man denkt.

5. Kundendaten bereinigen und Einwilligungen einholen

Durch die fortschreitende Digitalisierung, die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren und zunehmende Online-Aktivitäten liegen den Unternehmen viele Daten ihrer Kunden, Geschäftspartner und Interessenten vor. Doch sind es auch die richtigen? Grundsätzlich steckt in diesen Kundendaten ein hohes Potenzial zur Anbahnung neuer Geschäfte, doch veraltete Daten kosten unter Umständen viel Geld. Gerade wenn Mailing-Aktionen geplant sind, sollten alle Kundendaten auf dem neuesten Stand sein, um die Effizienz zu erhöhen und die Kosten zu senken. Wichtig: Für Online-Mailings, E-Mail-Newsletter und Ansprache in sozialen Netzwerken müssen von den Empfängern die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen vorliegen.

6. IT-Sicherheit prüfen

In manchen Unternehmen ist es den Mitarbeitern freigestellt, beispielsweise ihr eigenes Smartphone oder andere technische Geräte für den geschäftlichen Alltag zu nutzen. Doch je nach Geräteart und Absicherung können hier Gefahren für die Sicherheit der Unternehmensdaten lauern. Deswegen sollten die IT-Sicherheitsrichtlinien regelmäßig überprüft, erneuert und der aktuellen Betriebssituation angepasst werden. Mögliche Anbindungen an den Unternehmensserver sollten gut durchdacht, passwortgeschützt und virensicher sein. Achtung: Auch bei Mitarbeitern im Homeoffice, die mit einem PC oder Laptop an den Server angebunden sind, sollten Unternehmen Sicherheitsvorkehrungen treffen und konkrete Richtlinien schriftlich festhalten.

7. Lizenzschranke anwendbar?

Seit 1. Januar 2018 gilt die sogenannte Lizenzschranke: Danach sind Aufwendungen für die Nutzung von Rechten (Patente, Urheberrechte, Marken etc.) steuerlich nur noch beschränkt abzugsfähig, wenn die Lizenzzahlungen an ein nahestehendes Unternehmen in einem niedrig besteuerten Land gezahlt werden.

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