Digitale Buchhaltung: Papierbelege waren gestern
Frank-Oliver Schulz ist Steuerberater der Lüders Warneboldt Steuerberatung aus Hannover.

Digitale Buchhaltung: Papierbelege waren gestern

Die Zukunft der Buchführung ist digital. Denn der Wechsel von Papierbelegen zu digitalen Belegen spart nicht nur viel Zeit und Geld, auch die Archivierung wird sicherer und der Unternehmer hat jederzeit Zugriff auf seine aktuellen Zahlen und Auswertungen. Die Finanzämter akzeptieren bereits seit einigen Jahren eine Buchhaltung ohne Papierbelege. Seit 2012 ist auch keine digitale Signatur mehr nötig. Damals erleichterte das Bundesfinanzministerium den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Heute genügt es, wenn Rechnungen elektronisch als Bild oder PDF vorliegen und ihre Echtheit, ihre Herkunft und die Lesbarkeit gewährleistet sind, so der Gesetzgeber.

Vereinfachung durch Digitalisierung

So einfach ist auch die beleglose Buchhaltung: „Im Unternehmen wird lediglich ein Scanner, mit dem sich mindestens 25 Blätter in der Minute digitalisieren lassen, und ein Internet-Zugang mit Internet-Explorer benötigt“, erklärt Steuerberater Frank-Oliver Schulz, Steuerberater der Lüders Warneboldt Steuerberatung aus Hannover, Mitglied bei HLB Deutschland, einem Netzwerk selbstständiger und unabhängiger Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften. „Die Einrichtung der Hard- und Software dauert zusammen mit der Einweisung des Personals nicht länger als einen halben Tag. Für den weiteren Support empfehlen wir eine Mandanten-Fernbetreuung, mit der Unternehmer und Steuerberater gemeinsam auf den Bildschirm des Unternehmens schauen können.“

Für jeden machbar

Der Ablauf ist dann relativ einfach: Alle anfallende Belege werden – sofern sie nicht schon als Datei vorliegen – über den Scanner digitalisiert und zum Beispiel an das Datev-Rechenzentrum übermittelt. Von dort ruft die Steuerberatungskanzlei die Daten ab, erstellt die Buchführung sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung und lädt diese ebenfalls auf den Datev-Server. Dort erfolgt die dauerhafte Archivierung der Belege und Auswertungen. Der Unternehmer kann dort unabhängig von Ort und Zeit seine Auswertungen abrufen. Auch das lästige Suchen von Papierbelegen gehört damit der Vergangenheit an, da der digitalisierte Beleg durch eine Suchfunktion schnell aufgerufen werden kann.

Insgesamt findet also nur noch ein elektronischer Datenaustausch statt. Die Papierbelege bleiben im Unternehmen, eine Archivierung ist aber nicht notwendig, da die Daten (digitalisierte Belege, elektronische Rechnungen, Personalunterlagen, Auswertungen etc.) im Rechenzentrum revisionssicher verwahrt sind und bei Bedarf vom Finanzamt eingesehen werden können. Dabei ist der Up- und Download durch einen verschlüsselten Datentransfer jederzeit geschützt.

Schulz sieht in der elektronischen Buchhaltung eigentlich nur Vorteile: „Durch die Zeitersparnis, die Verlässlichkeit und den flexiblen Datenzugriff gewinnen die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung an Bedeutung und der Unternehmenssteuerung kann mehr Zeit gewidmet werden.“ Buchhaltungskenntnisse seien für das Programm nicht notwendig. Allerdings gelte es, die personelle Verantwortung mit den entsprechenden Zugriffsrechten zu bestimmen, so der Steuerberater. „Bei den meisten unserer Mandanten ist diese Funktion im Sekretariat angesiedelt.“ Auch Mandanten, die nicht technikaffin sind, kämen problemlos mit der Umstellung zurecht und seien innerhalb kürzester Zeit von der Zeitersparnis und dem zusätzlichen Nutzen begeistert.

Die sieben goldenen Regeln der elektronischen Archivierung

Regel Nr. 1: Es herrscht Systemfreiheit. Es gibt keine verbindlichen Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung. Die Finanzverwaltung erteilt auch keine offiziellen Testate. (Lediglich für elektronische Registrierkassen wird es ab 2020 eine offiziell zertifizierte Sicherheitseinrichtung geben, deren Verwendung dann Pflicht wird.)

Regel Nr. 2: Belege sind zeitnah zu archivieren. Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren, um Datenverlust und -verfälschung zu vermeiden.

Regel Nr. 3: Die Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet werden. Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden. Es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein.

Regel Nr. 4: Die Auswertbarkeit der Daten ist sicherzustellen. Insbesondere für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Die Archivierungssysteme müssen dies gewährleisten können.

Regel Nr. 5: Der Grundsatz der Formattreue muss eingehalten werden. Elektronische Dokumente sollten grundsätzlich in dem Format abgespeichert werden, in dem sie empfangen werden.

Regel Nr. 6: Es ist ein Datenindex zu erstellen. Alle archivierten Daten sind in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index aufzunehmen.

Regel Nr. 7: Der Archivierungsvorgang ist zu dokumentieren. Das gesamte Archivierungsverfahren muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert werden. Es muss aus der Verfahrensdokumentation hervorgehen, wie die Vorschriften der GoBD bei der Archivierung umgesetzt worden sind.

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