Zeitmanagement: Die Tyrannei der Dringlichkeit
„In 50 bis 60 Prozent unserer Zeit beschäftigen wir uns mit Dingen, die als dringend eingestuft werden, aber nicht wirklich wichtig sind“, sagt Zeitmanagement-Guru Prof. Dr. Lothar Seiwert.

Zeitmanagement: Die Tyrannei der Dringlichkeit

Ein gezielter Umgang mit dem knappen Gut Zeit wird angesichts zunehmender Komplexität und schneller getakteter Prozesse immer wichtiger. Zeitmanagement-Guru Prof. Dr. Lothar Seiwert gibt im News mit den Familienunternehmer-News wertvolle Tipps für Unternehmer.

Wie hat sich die Einstellung der Menschen zum Thema Zeit in den vergangenen Jahren verändert?

Prof. Dr. Lothar Seiwert: Noch vor 15 Jahren war alles in unserer Gesellschaft sehr stark auf materialistische Werte wie Effizienz ausgelegt. Es ging also darum, immer mehr Aufgaben in der vorhandenen Zeit zu erledigen. Das hat sich in den vergangenen Jahren verändert. Einerseits haben sich hedonistische Werte in den Vordergrund geschoben, man möchte zum Beispiel mehr Zeit für die Familie und für sich haben. Andererseits führt die zunehmende Digitalisierung dazu, dass viele Menschen komplett überfordert sind, es mehr oder weniger nur noch ums Überleben geht und um die Frage: „Wie komme ich da durch?“ Das macht ein professionelles Zeitmanagement gerade im digitalen Zeitalter so wertvoll.

Wo lauern denn im Unternehmen die größten Zeitfresser?

Da sind einmal die vielen und oft zu langen Meetings, die einem viel Zeit rauben. Daher empfehle ich, Meetings nicht im Sitzen, sondern im Stehen abzuhalten. Einschlägige Studien haben eindeutig belegt, dass man bei solchen Besprechungen viel schneller auf den Punkt kommt. Denn irgendwann fängt auch der Rücken an, weh zu tun. Ein Elend ist zudem der Umgang mit E-Mails. Ein Großteil der Mails, die man täglich bekommt, erledigen sich einige Zeit später meistens von selbst. Andere sind zwar dringend, aber nicht wirklich wichtig. Es gibt keinen Grund, sich dafür zum Sklaven machen zu lassen. Doch viele Menschen erliegen der Tyrannei der Dringlichkeit und meinen, auf alles sofort reagieren zu müssen. Und da sind wir bei dem Grundproblem: In 50 bis 60 Prozent unserer Zeit beschäftigen wir uns mit Dingen, die als dringend eingestuft werden, aber nicht wirklich wichtig sind. Das heißt im Umkehrschluss, dass man nur noch 25 bis 30 Prozent der Zeit zur Verfügung hat, um sich um die wirklich wichtigen und dringlichen Aufgaben zu kümmern. Lediglich 15 Prozent der Zeit bleiben nur noch für die Bearbeitung von wichtigen, aber nicht dringlichen Dingen übrig – ein besonders unterschätztes Aufgabenfeld im Unternehmensalltag. Sehr erfolgreiche Firmen zeichnen sich hier durch ihr proaktives Agieren aus: Sie nutzen 65 bis 80 Prozent ihrer Zeit für wichtige Aufgaben, die aber noch nicht akut angegangen werden müssen. Das erspart ihnen eine Menge Hektik und Stress.

Generell neigen viele Menschen dazu, ihre zur Verfügung stehende Zeit zu überschätzen. Daher empfehle ich, nur etwa 50 bis 60 Prozent der Zeit fest zu verplanen. Ungefähr 20 Prozent gehen für unerwartete Ereignisse drauf, weitere 20 Prozent für spontane und soziale Aktivitäten wie Gespräche, Pausen und kreative Zeiten. Prallvolle Tagespläne frustrieren bloß, weil man nie alles schafft, was man sich vorgenommen hat.

Was empfehlen Sie darüber hinaus Unternehmern, um für wirklich Wichtiges genügend Zeit zu haben?

Mein erster Tipp: Das Planen der Zeit sollte immer schriftlich erfolgen. In einem Zeitplanbuch oder einem Organizer lassen sich nicht nur Termine festhalten, sondern detaillierte Tagespläne erstellen. In die entsprechenden Rubriken gehört alles, was man am betreffenden Tag erledigen möchte, zum Beispiel Unerledigtes vom Vortag, neu hinzukommende Tagesarbeiten, Termine und Korrespondenzen, aber auch Freizeitaktivitäten. Dann sollte man für jede Aufgabe die dafür vorgesehene Zeit notieren. Damit lässt sich mit etwa acht Minuten Aufwand täglich eine Stunde Zeit für das Wesentliche sparen. Zudem ist das Setzen von Prioritäten das A & O bei der Zeitplanung. Wer ständig alles auf einmal tun will, verzettelt sich in den einzelnen Aufgaben. Und am Ende des Tages sind wichtige Dinge trotzdem liegen geblieben. Daher mein Tipp: Widmen Sie sich zu einer bestimmten Zeit nur einer einzigen Aufgabe, dafür aber konsequent und zielbewusst. Legen Sie schriftlich eindeutige Prioritäten fest: Welches sind die sehr wichtigen Aufgaben, welches die durchschnittlich wichtigen und welches die weniger wichtigen Dinge wie Routinearbeiten? So bringen Sie alle Ihre Tätigkeiten in die richtige Rangordnung und stellen sicher, dass Sie Ihre Zeit nicht mit nebensächlichen Problemen vertrödeln.

Da die Leistungsfähigkeit während eines ganzen Tages Schwankungen unterworfen ist, sollte darauf bei der Zeitplanung Rücksicht genommen werden. Normalerweise liegt der Leistungshöhepunkt am Vormittag. Nach dem Mittagessen folgt das Nachmittagstief, am frühen Abend ein erneutes Zwischenhoch, danach sackt die Leistungskurve kontinuierlich ab. Deshalb sollten wichtige und schwierige Aufgaben am besten vormittags angegangen werden, dann fallen sie einem erheblich leichter. Der frühe Nachmittag eignet sich dagegen gut, um soziale Kontakte zu pflegen und Routinetätigkeiten oder Papierkram zu erledigen. Am späteren Nachmittag sind dann wieder wichtigere Dingen dran. Und bitte nicht vergessen, dass Pausen wichtig sind, da sie die Produktivität steigern. Den besten Erholungswert erzielt man, wenn man jeweils nach einer Stunde Arbeit zehn Minuten Pause macht. Das belegen medizinische Untersuchungen.

Last but not least ist eine „Stille Stunde“ Gold wert. Wer kennt das nicht? Kaum hat man sich in eine Aufgabe hineingekniet, klingelt schon wieder das Telefon. Diese ständigen Störungen verschlingen enorm viel Zeit, denn nach jeder Unterbrechung braucht man zusätzliche Anlauf- oder Einarbeitungsminuten, bevor man da weitermachen kann, wo man aufgehört hat. In vielen Büros geht gut ein Viertel der Zeit durch solche Störmomente verloren. Deshalb sollte man sich täglich eine Stunde reservieren, in der man für niemanden erreichbar ist und konzentriert arbeiten kann. Dafür bietet sich der frühe Vormittag an.

Unternehmer haben gegenüber ihren Mitarbeitern eine Fürsorgepflicht, auch wenn es um Themen wie Zeit und Stress geht. Welche Rahmenbedingungen müssen geschaffen werden, damit Mitarbeiter sich nicht selbst ausbeuten?

Der Unternehmenskultur kommt hier eine besondere Bedeutung zu. Chefs neigen dazu, „besonders fleißige“ Mitarbeiter mit immer noch mehr Aufgaben zuzuschütten. Viele diese Aufgaben sind aus Sicht des Chefs „wichtig“, aber bei genauer Betrachtung eben nur dringend. Da wäre ein „Nein“ von Seiten des betroffenen Mitarbeiters legitim, doch ein Nein-Sagen wird in vielen Unternehmen nach wie vor nicht toleriert – ein fataler Fehler. Der Unternehmer sollte stattdessen dafür sorgen, dass ein argumentatives Nein in der Firma kultiviert wird, also von Mitarbeitern dargelegt werden sollte, warum sie eine bestimmte Aufgabe nicht übernehmen können, etwa anhand einer To-do-Liste mit klaren Prioritäten.

Das Thema Zeitmanagement hat auch eine langfristige Komponente, die viel mit weitsichtigem Planen zu tun hat. Welche Gedanken sollten sich Unternehmer in diesem Kontext machen?

Unternehmer sind geübt darin, einen Businessplan aufzustellen. Anders sieht es aus, wenn es um einen eigenen Lebensplan, eine persönliche Lebensvision geht. Doch ein persönliches Leitbild oder Lebensziel hilft einem, Sinn und Richtung seines Lebens näher festzulegen. Darin sollte auch eine ausgewogene Zeit- und Lebens-Balance eine wesentliche Rolle spielen. Denn der Schlüssel zum Erfolg liegt in der qualitativen Zeit-Balance zwischen allen beruflichen und persönlichen Lebensbereichen wie Leistung/Beruf, Familie/Privates und Gesundheit. Mein Tipp: Planen Sie proaktiv regelmäßig persönliche Zeitfenster oder Termine mit sich selbst ein – auch gegen die Widerstände anderer –, bei denen Sie sich um Ihre Prioritäten zur Erreichung eigener Ziele kümmern. Leben in Balance oder Life-Leadership bedeuten ebenfalls einen bewussten, eigenverantwortlichen und gleichgewichtigen Umgang mit dem kostbaren, knappen Gut.

Mit Blick in die Zukunft: Was muss sich grundsätzlich in der Gesellschaft ändern, damit wir nicht ständig am Zeitlimit leben?

Der Wettbewerbsdruck wird künftig noch größer werden und alles noch schneller getaktet und komplexer sein. Experten sprechen in diesem Zusammenhang von „Dynaxity“, eine Wortschöpfung aus den Begriffen „Dynamics“ und „Complexity“. Beides zusammen bringt den Einzelnen oft an die Grenzen der Belastbarkeit. Daher kommt man auch in der Zukunft um eine Konzentration auf das Wesentliche nicht herum. Dies muss sich nicht nur in der Gesellschaft, sondern auch in der Kultur eines Unternehmens widerspiegeln. (-hf)

www.lothar-seiwert.de

Tipp: In der November-Ausgabe von DIE NEWS dreht sich alles um die Themen Zeit und Zeitmanagement. 

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